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序號

名稱

內(nèi)容

1

服務(wù)內(nèi)容

1、對已歸檔的設(shè)備檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，具體包括：案卷信息、卷內(nèi)目錄核對及修改補錄—頁碼校對—數(shù)字化處理—導(dǎo)出PDF—完善總目錄—檔案裝訂入庫上架。

2

基本條件和設(shè)備要求

1、工作時間：工作日每天8:00—12:00；14:30—17:30，節(jié)假日休息。

2、工作場地：必須在我院指定的工作場地。

3、辦公設(shè)備及耗材：掃描儀、圖像編輯軟件、刻錄盤片、檔案整理用具、檔案裝訂耗材、檔案目錄耗材等由供應(yīng)商自行配備。供應(yīng)商須采用精益掃描儀A380PLUS、A300L或同檔次以上的專業(yè)文件掃描儀和書籍掃描儀，同時至少配有一臺大幅面掃描儀和一套Kofax VRS軟件用于一些不清晰文件（如退色傳真件等）的掃描處理。

4、所有設(shè)備須放置在指定的工作地點。項目完成后供應(yīng)商所有自帶的設(shè)備須經(jīng)我院檢查，才能搬離工作場地。

5、移動硬盤由供應(yīng)商提供，項目結(jié)束后無條件歸我院所有。

3

規(guī)范依據(jù)

嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家和***省檔案部門有關(guān)文件的規(guī)定，主要法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)包括：

1、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《***省檔案管理規(guī)定》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31—2017）、關(guān)于印發(fā)《***市機讀檔案目錄數(shù)據(jù)著錄格式》、《***市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法》、《***市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行）》的通知、《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范》以及甲方關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定。

2、依照不***省特級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理歸檔工作，使我院的檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

3、整理的各類檔案資料需符合上級主管部門或檔案行政管理部門的驗收標(biāo)準(zhǔn)，并通過我院及上級主管部門定期或不定期進(jìn)行的關(guān)于檔案資料的檢查、驗收。

4

數(shù)字化掃描處理質(zhì)量和要求

?

1、按照我院的整理要求對已歸檔的設(shè)備檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化處理服務(wù)。

2、在檔案掃描工作中，須逐卷、逐袋、逐份對實體檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查核實，并對出現(xiàn)錯誤的內(nèi)容進(jìn)行修正，重新完善總目錄。

3、在數(shù)字化掃描處理過程中，如發(fā)現(xiàn)原歸檔檔案整理不規(guī)范，存在檔號編制、分類排序、頁碼、著錄、裝訂、檔案盒等有誤的，供應(yīng)商需重新進(jìn)行整理歸檔，且不得另外收取費用。

4、掃描整理步驟完成后，供應(yīng)商指定專人負(fù)責(zé)對每卷/袋/份檔案按照卷內(nèi)目錄進(jìn)行逐頁核對，檢查原件是否齊全、完整，卷內(nèi)文件排列順序及數(shù)量要與卷內(nèi)目錄的順序及數(shù)量一致，不得造成檔案原件的混亂。

5、對于檔案原件紙質(zhì)較差，或破損嚴(yán)重的、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。并對歷史久遠(yuǎn)、易破損的檔案須夾帶塑料薄膜掃描。

6、掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。

7、供應(yīng)商指定專人負(fù)責(zé)檔案借出及歸還工作，對提取的檔案逐卷、逐袋、逐份清點，辦理登記借用、歸還手續(xù)，雙方簽名確認(rèn)，不得出現(xiàn)任何差錯。

8、對我院查出的質(zhì)量問題須無條件逐一整改，整改所需的人力、物力、財力均由供應(yīng)商自行負(fù)責(zé)。

9、移動硬盤刻錄：將完成掃描整理的資料全部刻錄到移動硬盤。共移交一式兩份，分A套和B套移交。

10、由于檔案原件紙質(zhì)較差，不允許采用連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。對一些不清晰文件（如退色傳真件等）須用Kofax VRS等相關(guān)軟件掃描處理。

11、分辨率必須為300dpi或以上，所有檔案材料采用彩色掃描（24色）。對大幅面檔案文件應(yīng)采用一次成像方式進(jìn)行掃描；不能一次成像掃描的，應(yīng)采***區(qū)掃描形成多幅圖像，再進(jìn)行圖像拼接處理，合并成一個完整的圖像。

12、最終成果文件的存儲格式為PDF格式；圖像文件存儲格式為JPG格式。

13、對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像的方向要符合閱讀習(xí)慣，圖像的偏斜角度（順/逆時針方向）不大于0.5度。對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。少于A4尺寸的檔案實體掃描后圖像尺寸應(yīng)保留A4尺寸的大小，檔案內(nèi)容居中。

14、目錄索引：檔案文件完成掃描后，以“件”為單位***，即一份紙質(zhì)文件合并成對應(yīng)的1份PDF掃描件;為方便查詢利用，著錄形成的excel卷內(nèi)文件條目要與對應(yīng)的pdf掃描件做超鏈接設(shè)置。

15、其它要求依照中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2017）。

5

質(zhì)檢和總檢

1、為保證項目的總體實施質(zhì)量，要求供應(yīng)商對檔案整理和數(shù)字化掃描各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，并在項目的實施過程中始終提供熟悉設(shè)備檔案業(yè)務(wù)的2人（為保證質(zhì)量，要求工作認(rèn)真細(xì)致負(fù)責(zé)，工作到最終驗收通過為止）負(fù)責(zé)檔案整理和掃描質(zhì)量的自行檢查，協(xié)助我院進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致檢查驗收。

2、項目驗收分每月驗收、階段性驗收和工程完成驗收。

我院每月根據(jù)進(jìn)度和質(zhì)量要求對供應(yīng)商上月工作進(jìn)行驗收；

（1）我院定期對供應(yīng)商工作進(jìn)行階段性驗收；

（2）項目全部完成時，我院將對項目進(jìn)行一次整體驗收。

（3）如在階段性驗收通過后發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量有問題，屬供應(yīng)商造成的錯誤、遺漏，供應(yīng)商需對不合格的檔案在我院提出返工要求5個工作日內(nèi)免費返工至驗收合格，期間我院不需為此支付任何費用。

3、具體質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2017）及項目開場時雙方簽訂的方案和確認(rèn)版。

6

安全及管理要求

1、供應(yīng)商須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》及我院的有關(guān)保密規(guī)定，與我院簽訂保密協(xié)議，確保工作場所正常秩序和安全。

2、建立嚴(yán)格的保密制度，保密責(zé)任落實到人，與項目工作人員簽定檔案保密責(zé)任承諾書，加強對工作人員的保密教育。嚴(yán)禁項目工作人員對檔案及檔案信息進(jìn)行私自拍攝、復(fù)制、抄寫等行為。

3、嚴(yán)格遵守我院各項規(guī)章制度，檔案掃描整理時，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者造成檔案損毀的依法追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。

4、供應(yīng)商須對項目建立專門的項目管理方案，必須具有科學(xué)的組織架構(gòu)、合理的人力配置、明確的項目進(jìn)度、嚴(yán)密的管理制度、嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗方法及應(yīng)急工作處理方案。

5、供應(yīng)商須成立8人或以上的項目組，指定專人負(fù)責(zé)該項目，在檔案整理掃描過程中如更換項目組成員，需做好相關(guān)交接，并提前一周書面通知我院。如因換人不當(dāng)引起項目工作的延誤，所造成的損失由供應(yīng)商全部承擔(dān)。

6、不同的工序之間要有保密安全措施，不得遺失、損壞檔案，嚴(yán)防泄密事故的發(fā)生。

7、對檔案分批進(jìn)行移交驗收時，雙方要對檔案移交清單進(jìn)行簽名確認(rèn)。

8、嚴(yán)禁在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電子產(chǎn)品及電器設(shè)備。工作場所周邊公***道嚴(yán)禁使用電器設(shè)備進(jìn)行煮食。

9、如發(fā)生泄密或安全生產(chǎn)事故，我院將依照規(guī)定進(jìn)行處理；對情節(jié)嚴(yán)重的，我院有權(quán)暫停供應(yīng)商全部工作，并責(zé)令供應(yīng)商進(jìn)行整改，所耽誤的工作進(jìn)度由供應(yīng)商自行負(fù)責(zé)；情節(jié)特別嚴(yán)重的，我院將有權(quán)單方面終止合同，所造成的損失由供應(yīng)商服務(wù)本項目人員如有變動（如辭職、調(diào)派、晉升等）需提交書面通知給我院，人員缺失需在15天內(nèi)補位。

7

配套設(shè)備要求

1、供應(yīng)商所使用的檔案用品必須符合國家檔案局規(guī)定的Ph值（酸堿度）各類專業(yè)、規(guī)范的檔案用品，保證檔案保管期限內(nèi)的防腐性和防蛀性。

8

人員要求

1、委派參與本項目工作的人員（含管理人員）中不能少于8人，獲得地級以上檔案行政管理部門頒發(fā)的《檔案專業(yè)人員資格證書》的人員不少于6人。須提供以上人員最近3個月內(nèi)的社保購買記錄和身份證復(fù)印件和資格證復(fù)印件。

9

檔案數(shù)字化驗收標(biāo)準(zhǔn)

為了在紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目實施過程中，切實保證檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求，特制定設(shè)備檔案紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收標(biāo)準(zhǔn)作為日后項目質(zhì)量驗收憑據(jù)。具體如下：

1、供應(yīng)商在項目的實施過程中始終提供2人（為保證質(zhì)量，要求工作認(rèn)真細(xì)致負(fù)責(zé)，工作到最終驗收通過為止）協(xié)助我院進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致檢查驗收。

2、驗收分為每月驗收、階段性驗收和工程完成驗收。

（1）我院每月根據(jù)進(jìn)度和質(zhì)量要求對供應(yīng)商上月工作進(jìn)行驗收；

（2）我院定期對供應(yīng)商工作進(jìn)行階段性驗收；

（3）項目全部完成時我院將對項目進(jìn)行一次整體驗收。

3、數(shù)字化處理要求

（1）圖像不得出現(xiàn)差錯，圖像文件必須100%無損壞，PDF文件必須100%無損壞。圖像文件和PDF文件均能正確打開查看。每卷的掃描文件的圖像文件夾命名和PDF文件命名必須100%與實體檔案的檔案號匹配。

（2）檔案掃描

①供應(yīng)商必須采用精益掃描儀A380PLUS、A300L或同檔次以上的專業(yè)文件掃描儀和書籍掃描儀，同時至少配有一臺大幅面掃描儀和配有一套Kofax VRS軟件用于一些不清晰文件（如退色傳真件等）的掃描處理。

②由于檔案原件紙質(zhì)較差，不允許采用連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。對一些不清晰文件（如退色傳真件等）必須用Kofax VRS等相關(guān)軟件掃描處理。

③最終成果文件的存儲格式為標(biāo)準(zhǔn)的PDF格式；圖像文件存儲格式為JPG格式。

④圖像分辨率必須為300dpi或以上，所有檔案材料采用彩色掃描（24色）。

⑤掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁；要求能清晰的掃描圖像；每個圖像文件采用4位自然數(shù)字順序號命名，PDF文件采用“全宗號-目錄號-案卷號（3位）”方式命名，差錯率不得超過0.1%。

⑥對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像的方向要符合閱讀習(xí)慣，圖像的偏斜角度（順/逆時針方向）不大于0.5度。對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。對大幅面檔案文件應(yīng)采用一次成像方式進(jìn)行掃描；不能一次成像掃描的，應(yīng)采***區(qū)掃描形成多幅圖像，再進(jìn)行圖像拼接處理，合并成一個完整的圖像。

⑦其它要求依照國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2017）。

4、數(shù)據(jù)存儲、合并

①對掃描后的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、存儲，不得出現(xiàn)差錯，如有差錯被我院發(fā)現(xiàn)的，供應(yīng)商應(yīng)及時予以更正；我院可根據(jù)對我院造成的影響程度予以扣罰相應(yīng)服務(wù)費。

②在保留原掃描圖像文件的同時，利用軟件工具把同一份紙質(zhì)文件的多個圖像文件合并為一個多頁PDF格式文件。文件名按照我院規(guī)定進(jìn)行命名，不得出現(xiàn)差錯，如有差錯被我院發(fā)現(xiàn)的，供應(yīng)商應(yīng)及時予以更正；我院可根據(jù)對我院造成的影響程度予以扣罰相應(yīng)服務(wù)費。

③將掃描形成的圖像文件以及合并后的圖像文件全部放到移動硬盤中移交，共移交一式兩份，分A套和B套移交。移動硬盤由供應(yīng)商提供，需采用西部數(shù)據(jù)或希捷或同檔次的移動硬盤，并提供兩套詳細(xì)目錄清單。

④硬盤必須保證質(zhì)量，存放的文件均無電腦病毒，要求能在正確讀取，內(nèi)容無差錯（有任何差錯必須重新制作）。

5、數(shù)據(jù)掛接：將合并后的圖像文件對原有的目錄數(shù)據(jù)，逐份點擊鏈接。

6、原件裝訂：檔案數(shù)字化過程中，案數(shù)字化過程原則上不允許拆卷，如因特殊情況（A1以上大圖紙）需拆卷掃描的，經(jīng)我院同意后方可拆卷。歸還檔案時需按照拆卷前的標(biāo)準(zhǔn)原樣裝訂，不得有任何差錯。檔案裝訂要求裝訂要結(jié)實、齊整（右邊、下邊對齊）、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

7、更換破損軟硬封面、封底或檔案盒。

8、檔案原件處理完成后須原樣歸還，不得損壞和丟失原件，否則按照有關(guān)法律進(jìn)行處理。

9、廢紙?zhí)幚恚簷n案整理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時要安排專人對紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清出工作場地。

序號

名稱

內(nèi)容

1

報價***ont>

1、報價***目的預(yù)算控制價***nt>

2、報價****省***市目的地竣工驗收交付價***nt>

3、報價***/font>對上述專業(yè)服務(wù)、配套辦公設(shè)備和貨物、保險、培訓(xùn)輔導(dǎo)、全額含稅發(fā)票、雇員費用、合同實施過程中的應(yīng)預(yù)見或不可預(yù)見費用等。

4、本項目的定價***單價***；暫按預(yù)計數(shù)量計算總額，實際發(fā)生量以雙方核準(zhǔn)的數(shù)量為準(zhǔn)。

2

現(xiàn)場踏勘

1、供應(yīng)商自行到施工現(xiàn)場進(jìn)行踏勘，一旦成交任何因忽視或誤解施工現(xiàn)場情況，而導(dǎo)致的所有損失和責(zé)任均由供應(yīng)商自行承擔(dān)。

2、風(fēng)險提示：請供應(yīng)商充分考慮施工場地障礙條件以及各種不利因素可能帶來的風(fēng)險。

3

知識產(chǎn)權(quán)

1、供應(yīng)商必須保證，我院在中華人民共和國境內(nèi)使用標(biāo)的貨物、資料、技術(shù)、服務(wù)或其任何一部分時，享有不受限制的無償使用權(quán)，如有第三方向我院提出侵犯其專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)或其它知識產(chǎn)權(quán)的主張，該責(zé)任應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)。

2、報價***應(yīng)向所有權(quán)人支付的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)或其它知識產(chǎn)權(quán)的一切相關(guān)費用。

4

服務(wù)地點

我院（用戶）指定地點。

5

服務(wù)時間

合同簽署生效后，自進(jìn)場之日起6個月內(nèi)完成。

6

項目實施管理要求

1、供應(yīng)商須向我院提供詳細(xì)的項目實施計劃，包括實施進(jìn)度、任務(wù)分工、管理及風(fēng)險控制措施等。

2、在項目實施過程中，供應(yīng)商需服從我院人的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理。

3、供應(yīng)商需根據(jù)項目進(jìn)展及時向我院報告。

7

驗收要求

1、供應(yīng)商提供的貨物和服務(wù)必須符合最新的中華人民共和國國家安全環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、國家有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。若在供貨過程中所采用的某項標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范在本公告內(nèi)容中沒有規(guī)定,則供應(yīng)商應(yīng)詳細(xì)說明其所采用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,并提供該標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范的完整中文文件給我院，只有供應(yīng)商采用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是國家、國際公認(rèn)的、慣用的，且等于或優(yōu)于本技術(shù)規(guī)格書的要求時，此標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范才可能為我院所接受。如有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法令之間產(chǎn)生差異的，應(yīng)當(dāng)按其中最嚴(yán)、最優(yōu)、最新且于三者之間選擇最有利于我院的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定執(zhí)行。

2、雙方約定的其他合理標(biāo)準(zhǔn)。

8

付款方式

1、分2期支付，首期：合同簽署生效后，我院自收到完稅發(fā)票之日起，30個工作日內(nèi)支付預(yù)計數(shù)量總額的30%；尾期：全部處理完畢且驗收合格并交付我院使用后，根據(jù)雙方核定的實際數(shù)量結(jié)算差額，我院自收到完稅發(fā)票之日起，30個工作日內(nèi)支付完畢。

2、收款方、出具發(fā)票方、合同乙方均必須與中標(biāo)供應(yīng)商名稱***。

序號

投標(biāo)資料

頁碼

審核情況（√）

備注

1

三證合一的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

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或

企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（副本）復(fù)印件

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稅務(wù)登記證書（國、地稅）復(fù)印件

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組織機構(gòu)***

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2

商事主體信息公示平臺查詢頁（營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍如注明“具體經(jīng)營項目請登錄商事主體信息公示平臺查詢”）

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3

《信用信息報告》

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4

法人代表證明書

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5

法人代表第二代居民身份證復(fù)印件

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6

法人授權(quán)書

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7

授權(quán)代理人第二代居民身份證復(fù)印件

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8

授權(quán)代理人近三個月社保繳費證明

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9

提供遵紀(jì)守法、誠信經(jīng)營、近三年內(nèi)（自論證公告發(fā)布之日起往前推三年）無違規(guī)違法行為或采購活動中無不良記錄的承諾書。（格式見附件6）。

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10

《服務(wù)實施方案書》一式伍份（加蓋公章），隨談判會當(dāng)日自行攜帶入場提交。

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法定代表人身份證

復(fù)印件正面粘貼處

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法定代表人身份證

復(fù)印件反面粘貼處

授權(quán)代理人身份證

復(fù)印件正面粘貼處

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授權(quán)代理人身份證

復(fù)印件反面粘貼處