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一、總體需求

對組織機(jī)構(gòu)***20家新組建或重新組建單位***，覆蓋20家單位***3000名工作人員，確保各單***市政府順利的進(jìn)行文件報送與接收。各單位***：建設(shè)公文管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)政府“辦文”的工作需要。建設(shè)會議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)政府“辦會”的工作需要。建設(shè)協(xié)同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)政府“辦事”的工作需要。

二、功能需求

對組織機(jī)構(gòu)***20家單位，進(jìn)行協(xié)同辦公平臺的建設(shè)，建設(shè)的主要內(nèi)容包括公文管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)和協(xié)同管理系統(tǒng)。

（一）公文管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)政府“辦文”的工作需要，以公文管理為核心，實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報等工作網(wǎng)上辦理，以無紙化、規(guī)范化行文為核心定位，完成網(wǎng)上辦公的主題應(yīng)用，一般包括單位***、單位***。建設(shè)的核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)公文電子化流轉(zhuǎn)，應(yīng)用的核心系統(tǒng)是公文管理系統(tǒng)，涉及到的具體功能包括發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計、公文檔案、公文應(yīng)用設(shè)置等。

1、公文管理的建設(shè)內(nèi)容有：公文處理單、文稿承辦單、收文處理單、發(fā)文承辦單、會簽文件處理單、會簽文件簽發(fā)單、領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)辦件承辦單、領(lǐng)導(dǎo)批示件（督）辦單、文件傳閱單、文件簽發(fā)單、委辦局文件等。

2、公文管理系統(tǒng)的具體功能有：

（1）發(fā)文管理：進(jìn)行公文發(fā)文過程中文件的核稿、復(fù)核、文件簽發(fā)、套紅蓋章封發(fā)等等一系列的處理，完成公文發(fā)文的一系列動作，并形成正式的紅頭公文文件進(jìn)入公文交換環(huán)節(jié)。

（2）收文管理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有處理節(jié)點(diǎn)的名稱***，用戶均可自定義。

（3）簽報管理：用于組織內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)，以形成一個擬文、審核、審批（或會簽）、簽發(fā)、批示、辦理、閱讀和歸檔的處理過程。所有處理節(jié)點(diǎn)的名稱***，用戶均可自行定義。

（4）公文交換：公文交換可以將來自發(fā)文的以及來自收文的公文向主送、抄送、抄報單位、機(jī)構(gòu)***、外部單位***，以及接收單位***。

（5）公文督辦：公文督辦人對公文進(jìn)行督促辦理，向辦理公文的人員發(fā)出督辦意見，并可以自定義或改變正在進(jìn)行著的公文的處理流程。

（6）公文查詢：用于查詢當(dāng)前用戶參與的公文流程。提供相應(yīng)的查詢條件，將查詢的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為 Excel 文件。

（7）公文統(tǒng)計：按照公文的收文發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)計，并提供相應(yīng)的查詢，將查詢的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為 Excel 文件。點(diǎn)擊列表中的公文條目，可以查看文單詳細(xì)內(nèi)容。部門收發(fā)員統(tǒng)計本部門的公文，單位***。

（8）公文檔案：公文支持歸檔操作，支持公文模板的預(yù)歸檔設(shè)置、公文處理后歸檔允許用戶選擇***路徑、公文檔案夾可以實(shí)現(xiàn)跨單位***。

（9）公文應(yīng)用設(shè)置：進(jìn)行公文運(yùn)行的基本設(shè)置，包括：模板管理、節(jié)點(diǎn)權(quán)限、文號管理、文單定義、套紅***元素、外部單位、機(jī)構(gòu)***、公文發(fā)起權(quán)、公文開關(guān)。

3、公文管理需要滿足以下具體技術(shù)要求：

（1）支持可視化流程自定義功能；

（2）支持可視化表單自定義功能；

（3）支持流轉(zhuǎn)時間設(shè)定以及催辦功能；

（4）支持文件流轉(zhuǎn)過程中的發(fā)送人取回、接收人回退，管理員或機(jī)要員催辦、強(qiáng)制跳轉(zhuǎn)的功能；

（5）流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文，最終可以生成 PDF 格式文件；

（6）支持任務(wù)委托，如果本人外出或其它事情不能使用系統(tǒng)，可通過“委托設(shè)置” 臨時授權(quán)指定人員、在指定的時間內(nèi)，處理本人的工作；

（7）收發(fā)文的任何處理環(huán)節(jié)，都支持打印功能；

（8）收文、發(fā)文數(shù)據(jù)可通過公文交換模塊互轉(zhuǎn)；

（9）提供集中的公文歸檔和查詢，查詢要求提供“簡單”和“高級”兩種查詢功能， “高級”查詢條件可以自定義并保存、可以定制顯示字段及順序，結(jié)果可以導(dǎo)出成 XLS；

（10）支持 OFFICE 文檔在線編輯保留痕跡功能，支持對 OFFICE 文檔操作保留文件級操作日志，支持保留 OFFICE 文檔的歷史版本功能；

（11）支持痕跡保留，在公文流轉(zhuǎn)過程中自動記錄所有的修改信息，實(shí)現(xiàn)修改留痕功能，包括修改者、修改內(nèi)容、修改時間等，有權(quán)用戶可以查看相關(guān)內(nèi)容；

（12）根據(jù)公文的類別，按照預(yù)先定義好的“文號”生成方式自動添加分配文號（有權(quán)限用戶也可手工調(diào)整控制），自動處理跨年問題，發(fā)文字號管理，可以配置管理文號和每種文件的流水號，并具有預(yù)留文號、空號、過號等功能；

（13）可打開收發(fā)文處理單，可橫向、豎向打印收發(fā)文登記簿；

（14）依據(jù)公文的種類，在簽發(fā)后的清稿制文環(huán)節(jié)為公文套紅頭、蓋章、簽發(fā)；

（15）根據(jù)權(quán)限可以對公文進(jìn)行編輯（正文、標(biāo)題、流程的跳轉(zhuǎn)、流程的駁回、流程的取回、流程加簽、附件等）、修改意見、撤銷等；

（16）發(fā)文單位***、會議通知等發(fā)往各收文單位，收文單位***、登記、分發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、回執(zhí)等功能，可查看文件接收、轉(zhuǎn)發(fā)情況；

（17）發(fā)文單位***，根據(jù)分組進(jìn)行群發(fā)，提高辦事效率；

（18）支持公文快速調(diào)整功能，公文發(fā)文模板、文單、流程可以快速調(diào)整，可以根據(jù)具體需求發(fā)起自由審批流程；

（19）可以識別公文正文與文單中的敏感詞，并發(fā)送消息提醒相關(guān)人員進(jìn)行檢查；

（20）支持文號占用功能，支持急件特殊公文使用、占用、預(yù)留文號處理；

（21）支持多種公文落款方式，如處理者姓名、真人簽名、處理人簽名、處理人所屬單位***；

（22）支持移動端簽批和移動端全文簽批功能；

（23）可以對訪問系統(tǒng)的移動終端設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一配置管理。

（二）會議管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)政府“辦會”的工作需要，以會議管理為核心，實(shí)現(xiàn)會議的在線通知、在線反饋參會情況、會議紀(jì)要的編寫和發(fā)布、會議紀(jì)要的意見回復(fù)，輔以手機(jī)、郵件、日程等功能。建設(shè)的核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)會議管理的無紙化，應(yīng)用的核心系統(tǒng)是會議管理系統(tǒng)，涉及到的具體功能包括會議管理、會議室管理、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)查閱四部分。

1、會議管理建設(shè)的主要內(nèi)容有：會議議題審批單、會議申請單、會議審批單、會議通知、會議紀(jì)要單、會議紀(jì)要承辦單、會議出席情況報告表等。

2、公文管理系統(tǒng)的具體功能有：

（1）會議管理：通過會議管理的會議申請、會議通知、會議提醒、會議回執(zhí)、會議室申請、會議記錄等功能，基本滿足政府會議分類和組織、會議安排、會議的準(zhǔn)備和記錄的全部流程，為政府會議工作的開展提供了有力的保證。

（2）會議室管理：會議室管理可集中管理多個會議室，掌握每一個會議室的使用狀況，直觀的圖形化會議室，解決資源沖突問題，保證每個會議室的合理安排使用。完善會議室的設(shè)備資源，共享給所屬單位，讓每位申請會議室使用的工作人員了解會議室資源和使用時間，以達(dá)到會議室使用的高效性和及時性。

（3）會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，可以即時上傳會議紀(jì)要，并可靈活設(shè)定紀(jì)要的修改權(quán)限，發(fā)送給相關(guān)與會人員進(jìn)行確認(rèn)，有修改權(quán)限的與會人員收到紀(jì)要后即可在線進(jìn)行修改和批注，確認(rèn)完成后根據(jù)反饋意見整合定稿。

（4）領(lǐng)導(dǎo)查閱：會議從開始，到結(jié)束，所有會議領(lǐng)導(dǎo)可以有權(quán)查看，查閱，對于重要的會議，可以直接與領(lǐng)導(dǎo)日程關(guān)聯(lián)，同時所有會議第一時間通知到領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)還可以通過手機(jī)、平板進(jìn)行處理。

3、會議管理需要滿足以下具體技術(shù)要求：

（1）以會議為主線，進(jìn)行會議的籌備、安排，會議通知發(fā)布、回執(zhí)，會議材料整理歸檔，到會統(tǒng)計等；

（2）支持對本單位***，占用狀態(tài)查詢，以及外單位***；

（3）支持接收人員和接收單位***；

（4）支持與會人員的短信提示功能。

（三）協(xié)同管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)政府“辦事”的工作需要，以工作流程為基礎(chǔ)，推行網(wǎng)絡(luò)化辦公，提升“辦事效率”。以單位***，建立網(wǎng)上辦事中心。建立內(nèi)部辦公流程審批中心，包括行政事務(wù)、請示報告等管理內(nèi)容。建設(shè)的核心目標(biāo)是高效內(nèi)部辦事機(jī)制，應(yīng)用的核心系統(tǒng)是協(xié)同工作和事項審批。涉及的具體功能包含新建事項、待發(fā)事項、已發(fā)事項、待辦事項、已辦事項、督辦事項、表單設(shè)置、流程管理、權(quán)限管理等。

1、協(xié)同管理建設(shè)的主要內(nèi)容有行政事務(wù)、請示報告、業(yè)務(wù)審批等。

行政事務(wù)包括接待申請、請假申請、請款申請、用印申請等。如：政務(wù)活動申請單、政務(wù)活動通知單、政務(wù)活動單、領(lǐng)導(dǎo)活動安排、用印審批單、經(jīng)費(fèi)概算審批表、請款審批單、因私請假單、因公出差請假單、帶薪休假審批單、因私出國（境）審批單、出勤情況統(tǒng)計表等。

請示報告完成下級對上級的工作請示、重要事項的請示。常見的有領(lǐng)導(dǎo)批示承辦單、工作事項審批表、領(lǐng)導(dǎo)辦公會議審批事項提報單、公告發(fā)布審批單等。

業(yè)務(wù)審批主要是針對各委辦局特有的一些業(yè)務(wù)要求。比較通用的業(yè)務(wù)有督查督辦單、建議提案承辦單等。各委辦局個性化的業(yè)務(wù)則各有其業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

2、協(xié)同管理系統(tǒng)的具體功能有：

（1）新建事項：新建協(xié)同事項是協(xié)同工作是政府組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具，用它來完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果，由人通過流程規(guī)則來完成事項的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理。

（2）待發(fā)事項：存放新建協(xié)同事項過程中“保存待發(fā)”或被處理人“回退”、“撤銷”、“指定回退”的協(xié)同事項。用戶可以對已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項進(jìn)行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。

（3）已發(fā)事項：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項，可以實(shí)時查看協(xié)同處理情況及處理人員意見，可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對已發(fā)協(xié)同進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。

（4）待辦事項：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項，以及通過關(guān)鍵字對待辦事項進(jìn)行查詢。用戶可以對接收到的協(xié)同進(jìn)行流程查看，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進(jìn)行回復(fù)。

（5）已辦事項：支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項處理情況進(jìn)行查看，也可對該事項進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

（6）督辦事項：督辦是保證政府政令暢通，各項決策貫徹落實(shí)，各項工作責(zé)任到人，提高工作效率，改進(jìn)工作作風(fēng)的一項重要工作。由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

（7）表單設(shè)置：表格和單據(jù)是政府機(jī)日常工作及溝通過程中常用到的信息載體。主要內(nèi)容有行政事務(wù)、請示報告、業(yè)務(wù)審批等。行政事務(wù)包括接待申請、請假申請、請款申請、用印申請等。請示報告完成下級對上級的工作請示、重要事項的請示。業(yè)務(wù)審批主要是針對各委辦局特有的一些業(yè)務(wù)要求。表單設(shè)置完成行政事務(wù)、請示報告、業(yè)務(wù)審批相關(guān)表格和單據(jù)的設(shè)置和個性化開發(fā)。

（8）流程管理：流程管理完成行政事務(wù)、請示報告、業(yè)務(wù)審批相關(guān)流程的設(shè)置和個性化開發(fā)。通過流程設(shè)置、流程分析、流***元化工作流為行政事務(wù)、請示報告、業(yè)務(wù)審批提供有力保障，從而實(shí)現(xiàn)有效溝通、高效管理，提高效率，降低成本，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理價***

（9）權(quán)限管理：新建或修改表單的操作權(quán)限，供表單流程的節(jié)點(diǎn)使用。目前系統(tǒng)提供了三***省操作權(quán)限：填寫、修改、只讀。填寫：僅可用于表單流程的起始節(jié)點(diǎn)；修改和只讀：可以用于表單流程的處理節(jié)點(diǎn)和結(jié)束節(jié)點(diǎn)。用戶可以為每一種操作權(quán)限針對表單不同數(shù)據(jù)項分別設(shè)置或開發(fā)不同的訪問權(quán)限，如瀏覽、編輯、隱藏和追加。

3、協(xié)同管理需要具備自定義表單和自定義工作流功能。

（1）自定義表單具體技術(shù)要求如下：

①提供一個 B/S 結(jié)構(gòu)的、所見即所得的圖形化表單設(shè)計器，通過繪圖的方式就可以完成工作表單定制工作；

②支持常用的表單設(shè)置控件，包括單行輸入框、多行輸入框、下拉菜單、選擇框、宏控件、日歷控件、用戶地址***、部門地址***、意見類型控件等等；

③支持表單的導(dǎo)出、引用模板等功能，提供表單字段值的校驗(yàn)功能；

④對新定義表單提供激活功能，方便系統(tǒng)配置人員作更嚴(yán)格的控制；

⑤支持表單和數(shù)據(jù)的完全分離，實(shí)現(xiàn)顯示與邏輯的分離；

⑥支持適用于所有單位***，可由管理授權(quán)單位***；

⑦提供內(nèi)置數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，保證數(shù)據(jù)采集的有效性。

（2）自定義工作流具體技術(shù)要求如下：

①提供 B/S 結(jié)構(gòu)的可視化的工作流定制工具，流程圖形化定制，通過簡單的拖拉拽等操作即可定制出審批流程；

②支持標(biāo)準(zhǔn) XML 格式存放，加載及回放，保證存取速度快；

③提供圖形化的流程監(jiān)控工具，即時動態(tài)監(jiān)控、跟蹤流程執(zhí)行狀態(tài)和相關(guān)數(shù)據(jù)及各步驟操作日志；

④流程文件“按單位”邏輯隔離，并記錄重點(diǎn)環(huán)節(jié)流程文件的歷史版本；

⑤提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓?jié)點(diǎn)控制，保證了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)操作的安全性，包括對節(jié)點(diǎn)的參與者、節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)時間設(shè)置、文件的編輯及下載等控制、意見顯示方式及排序規(guī)格等控制、表單任意字段的可顯示或可編輯控制等方面都提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目刂圃O(shè)置；

⑥提供完整的***路線屬性控制，滿足流程的精細(xì)化控制；

⑦提供管理員對本單位***，提供列表和圖形方式的監(jiān)控功能；

⑧支持適用于所有單位***，可由超級管理員授權(quán)給指定單位***；同時各單位***，能夠根據(jù)各自的需求自定義本單位***；

⑨提供流程的分級管理功能，能夠?yàn)椴煌瑔挝?**，流程管理員可以對本單位***；

⑩支持流程邏輯判斷功能，可以根據(jù)流程組織層次、表單上的審批金額***門等條件實(shí)現(xiàn)流程的自定義跳轉(zhuǎn)；

⑾流程提供多種信息提醒方式，如郵件、手機(jī)短信等。

三、信息量需求

1）新增單位***：增加組織機(jī)構(gòu)***20家新組建單位。

2）新增人員數(shù)：增加20家單位***3000人。

四、系統(tǒng)性能需求

1、響應(yīng)時間：本項目主要是數(shù)據(jù)處理和流程處理系統(tǒng)，故對系統(tǒng)的性能要求比較高，要求系統(tǒng)的登錄時間≤3秒，一般數(shù)據(jù)查詢≤3秒，復(fù)雜數(shù)據(jù)查詢時間≤3秒。

2、資源使用率：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器的CPU占用率≤50%；內(nèi)存占用率≤50%。當(dāng)訪問流量突然快速變化時，預(yù)防服務(wù)器資源快速耗盡的風(fēng)險，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

3、安全性：系統(tǒng)需嚴(yán)格權(quán)限訪問控制，用戶在經(jīng)過身份認(rèn)證后，只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，只能進(jìn)行其權(quán)限范圍內(nèi)的操作。提供運(yùn)行日志管理及安全審計功能，可追蹤系統(tǒng)的歷史使用情況，并提供智能的防泄密應(yīng)用管理。

4、可靠性：對輸入有提示，數(shù)據(jù)有檢查，防止數(shù)據(jù)異常。系統(tǒng)健壯性強(qiáng)，才能處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的各種異常情況。要求系統(tǒng)7x24小時運(yùn)行，全年持續(xù)運(yùn)行，故障停運(yùn)時間累計不能超過10小時。

五、其他需求

需要對組織機(jī)構(gòu)***20家單位***，在完成協(xié)同辦公平臺建設(shè)之后，要具***市政府、市委以***市各全員應(yīng)用單位***，通過統(tǒng)一組織機(jī)構(gòu)***、公文互聯(lián)、會議互聯(lián)、協(xié)同互聯(lián)、文檔互聯(lián)和電子簽章互認(rèn)，推進(jìn)跨部門的資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。

對組織機(jī)構(gòu)***，如果原單位***，要實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的遷移。將原有辦公平臺的數(shù)據(jù)平滑遷移至現(xiàn)有系統(tǒng)。主要包括：組織結(jié)構(gòu)信息、發(fā)文管理及過程數(shù)據(jù)、收文辦理及過程數(shù)據(jù)、批示件辦理及過程數(shù)據(jù)、內(nèi)部消息數(shù)據(jù)、會議管理相關(guān)數(shù)據(jù)、通知公告相關(guān)數(shù)據(jù)、各類流程審批相關(guān)數(shù)據(jù)等。

對組織機(jī)構(gòu)***20家單位，需要按照工作需要配備協(xié)同辦公平臺移動端APP，能通過移動端APP完成公文、會議、協(xié)同的主要功能，方便單位***。

系統(tǒng)正式運(yùn)行后，需要穩(wěn)定的技術(shù)隊伍提供駐場服務(wù)，以保障系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)免費(fèi)運(yùn)維期限為：三年。